Türkiye’de 2013 yılında e-Fatura ile hayatımıza giren e-dönüşüm süreçleri, 2016 yılı itibariyle hız kazanmaya devam etti. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın açıkladığı listelere göre bu yıl itibariyle yaklaşık 52 bin adet e-Fatura, 4 bin adet e-Arşiv mükellefi bulunmakla birlikte, 50 adet özel entegratör şirket  mükelleflere hizmet vermektedir. Özel Entegratörler, şirketlere ‘e-Fatura’, ‘e-Defter’, ‘e-Arşiv’, ‘e-Bilet’, ‘e-İmza’, ‘KEP’, ‘e-Mutabakat’ gibi uygulamalarla ‘e-Dönüşüm süreçlerinin düzenlenmesinde iş verimliliği artıran, maliyet ve zaman yönetimini kolaylaştıran çözümler sunmaktadır.

e-Dönüşüm süreçleri, kayıt dışı ekonominin ortadan kaldırılması, ekonomik entegrasyonun hızlanması bakımından büyük önemi taşımaktadır. Kayıt altına alınan elektronik faturalar sayesinde ulusal anlamda ekonomik ve mali tablolar için olumlu etkileri olacaktır.

Elektronik faturalar(e-fatura) aslında yeni bir belge olmamakla birlikte; elektronik ortamda oluşturulan, elektronik ortamda gönderilen ve saklanan faturayı ifade etmektedir. E-fatura, Vergi Usul Kanunu’na (VUK) göre bir faturada yer alması gereken tüm unsurları içeren, hukuki olarak “kâğıt” faturadan farkı olmayan ve satıcı ile alıcı arasındaki iletişimin merkezi bir yapı üzerinden gerçekleştirildiği elektronik bir belge anlamına gelmektedir.

e-Arşiv Fatura ise Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yürürlüğe aldığı benzer bir elektronik fatura uygulamasıdır. Kısaca tanımlamak gerekirse, “10 yıl boyunca saklanması gereken ikinci nüsha faturaların ve ilgili belgelerin, kağıt halinde değil de, elektronik ortamda saklanabilmesine imkan sağlayan yasal düzenlemeyi ve bunun için gerekli teknolojinin kullanımını” ifade etmektedir.

e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerin bu sitede duyurulan format ve standartlara uygun biçimde elektronik dosya biçiminde hazırlanması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesine imkan tanımayı hedefleyen hukuki ve teknik düzenlemeler bütünüdür.

e-Fatura uygulaması ile iş hayatımıza giren elektronik fatura kavramı, e-Arşiv Fatura uygulaması ile son kullanıcıya da ulaşmış oluyor. Fatura üzerindeki alıcı ve satıcı her iki tarafın e-fatura mükellefi olmaları durumunda, e-fatura düzenlenmesi zorunluyken, e-Arşiv uygulamasına geçmek her mükellef için zorunlu değil, ancak zamanla tüm işletmelere yayılacağını öngörebiliriz.

Tüm bu e-dönüşüm süreçlerindeki uygulamalara ait verilerin saklandığı merkezi yapı/platform ise Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) kontrolü ve yönetimindedir.

Türkiye için kayıt dışı ekonomi üzerinde ciddi etkileri olması sebebiyle elektronik faturaların yaygınlaştırılması ve zorunlu tutulması oldukça önemlidir. Ayrıca e-fatura sayesinde;

  • Şirketlerin arşivleme maliyetleri, kâğıt, posta vb. giderler büyük oranda düşmesi,
  • Müşteriler ile kurum arasındaki uyuşmazlıkların azalması; yanlış bilgiyi düzeltmenin daha kolay ve daha az maliyetli olması,
  • Dijital arşiv tutma özelliği sayesinde tüm kayıt ve faturaların ihtiyaç duyulması durumunda kısa sürede bulunması,
  • Muhasebe işlemleri basitleşmesi,
  • E-Fatura, süreçleri kısaltır, nakit akışını hızlandırması,
  • Mükellefler arasında bir veri standardizasyonu ve raporlamanın kolaylaşması,
  • Kağıt kullanımının azalması nedeniyle ağaçların korunarak, ülkemizin doğal kaynaklarına katkıda bulunması,
  • Uluslararası yatırımcıların vergi uyumu kolaylaşması gibi birçok avantajı beraberinde getirmektedir.

Finansal Kurumlar Birliği 2015 Yılı Faaliyet Raporu verilerine göre 14 Banka ve 66 Faktoring Şirketinin kullanmakta olduğu Merkezi Fatura Kaydı Sistemi’nde, 2015’in ilk aylarında %20’ler seviyesinde olan e-fatura oranı, yıl sonunda aylık bazda %40’lara ulaşmıştır.

Haziran 2016 itibariyle %40’ lar seviyesinde devam eden elektronik belge oranının, 2016 yılı sonunda %50’ nin üzerine çıkması beklenmektedir.

2010 yılından başlayan e-dönüşüm süreci e-fatura, e-defter ve e-arşiv ile devam etmektedir. Kurumların e-faturaya geçmesi ile birlikte, e-Fatura ve e-arşiv faturaları aynı zamanda matbaa baskısından kurtulurken, çalışan personeller için zaman ve iş gücü kaybını engellemektedir.

Matbuu fatura 3 nüsha bastırılırken muhasebeye iletilmesi, şirket arşivine gönderilmesi ve kargo ile gönderilmesi maliyet oluşturmaktadır. Ayrıca e-fatura mükellefi olan kurumlar, e-fatura kapsamında olanlara gelir idaresi başkanlığının istemiş olduğu şekil şartını yerine getirmesi durumunda İrsaliye yerine kullanabilmektedirler.

e-dönüşüm olarak ifade edilen bu sürecin, iş gücü ve zaman maliyet toplam kalite ve finansal değerler olarak milli bir faydaya dönüşmüştür. 2015 yılında ülkemizde 113 milyon adet e-Fatura kesilmiştir. 2016 Yılında 500 Milyon e-fatura’ya ulaşılacağı öngörülmekle birlikte, matbuu fatura olsaydı 3 veya 4 nüsha basıldığını düşünürsek A4 kağıt sürekli form olarak yaklaşık 2 milyar A4 kağıt tasarruf edilmiş oluyor. E-defter de ise geçen kurum sayısı yaklaşık 50 bin, Ortalama yıllık 10 bin sayfadan yaklaşık 500 milyon A4 sayfa ve 2 Milyar TL tasarruf sağlanacaktır.

GİB’in yayımladığı verilere göre 2010 yılında başlayan e-fatura uygulamasına, kayıtlı kullanıcı sayıları ve düzenlenen e-fatura adet ve tutarlarına aşağıdaki tabloda yıllar itibariyle yer almaktadır.

e-donusum-surecleri

E-Fatura uygulamasını kullanmak için 3 farklı yöntem bulunmaktadır. Bu yöntemlerin tercih edilmesi mükelleflerin kendi tercihine göre değişiklik göstermektedir. Herhangi bir yöntem seçilirken düzenlenen faturaların sıklığı, müşteri ve satıcıların kayıtlı kullanıcı olma durumu ve yoğunluğu, bütçe ve maliyet analizi, bilgi işlem sistemlerinin yeterliliği ve fatura bilgilerinin üçüncü kişiler ile paylaşımı gibi kriterler bulunmaktadır.

e-Fatura Uygulama Yöntemleri;

Özel Entegrasyon Yöntemi: Faturalama ihtiyaçları farklılık gösteren veya çok sayıda fatura düzenleyen mükelleflere, kendilerine ait bilgi işlem alt yapısının yetersiz olması halinde teknik yeterliliğe sahip bir özel entegratörün bilgi işlem sistemi vasıtasıyla elektronik fatura alıp gönderebilme imkanı sağlanmıştır. Gelir İdaresi Başkanlığından özel entegrasyon izni almış mükelleflerin bilgi işlem sistemleri kullanarak da e-fatura uygulamasından yararlanabilirsiniz.

Bu durumda mali mührünü ürettiren mükellefler, Başkanlık’tan özel entegrasyon izni almış kurumlara başvuru yaparak uygulamaya dahil olabilirler. Özel entegratörle çalışacak mükelleflerin öncelikle GİB’e başvurup, mali mührünü temin ettikten sonra  özel entegratörle anlaşma yapabileceklerdir.

Entegrasyon Yöntemi: Bilgi İşlem Sisteminin Entegrasyonu Yöntemi, kendilerine ait bilgi işlem sistemini Başkanlığın sistemine entegre ederek 7/24 kesintisiz bağlantı sağlayabilecek mükelleflerin kullanabilmeleri amacıyla geliştirilmiştir.

E-Fatura Portal Yöntemi: E-Fatura Portal Yöntemi Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından “www.efatura.gov.tr” internet adresinden ücretsiz olarak sunulan bir e-fatura uygulaması hizmetidir. e-Fatura Uygulamasını entegrasyon yolu ile kullanma konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların uygulamadan yararlanabilmelerini sağlamak amacıyla geliştirilen e-Fatura Portalı, e-Fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonları bünyesinde barındıran bir web uygulamasıdır.

Kullanıcı hesabını aktive eden kullanıcılar e-Fatura Portalına giriş yaparak e-fatura göndermeye ve/veya almaya başlayabilecektir. Bu yöntem ile faturalarınızı GİB Portal üzerinden manuel olarak oluşturabilir veya kendi bilgi işlem sisteminizde Başkanlığın belirlediği formatta oluşturup Portal hesabınıza yükleyebilirsiniz.

e-Fatura uygulamasına geçen firmaların; %60’ının özel entegratör firmalar, %30’unun GİB portalı, %10’unun ise doğrudan entegrasyon yöntemini uyguladığı görülmektedir.

Gencay KARAMAN
İsim : Gencay KARAMAN
Ünvan : Uzman, Faktoring İktisadi İşletmesi
Şirket adı : Finansal Kurumlar Birliği
Yayınlanma tarihi : 16 Haziran 2016